礼品行业如何有效召开区域会议？

步入每年五六月份，礼品行业都会迎来区域会议召开的高峰时期。受主办方怡生缘的特别邀请，笔者有幸参与了此次盛会，并以本人历经2000场礼品行业会议的经验感受，与大家分享——礼品行业如何有效召开区域会议。

　　礼品行业销售是有曲线的，加上经济发展的不均衡性和企业发展的不同阶段性，有很多人认为会议营销劳民伤财，效果在退化，会议营硝不会走多远，还不如直接让利来得痛快。这里分享两点：第一，不仅礼品行业离不开会议营销，各行各业都离不开会议营销，起码代理商会议永恒；第二，礼品成交取决的绝对不只是价格，关键在于需求和价值，礼品行业早巳进入价值竞争阶段。

　　梳理一下礼品行业10年会议营销的一些实战经验，希望开卷有益，共赢。成功运作大型会议营销的三步曲：

　　第一步：会前会议阶段

　　会议时间的选择：

　　1避免国家法定假日期间举行；2避免与当地国际性活动同时间举行；3避免在周一到周五的工作时间上举行；4避免在月度末举行；5避免与过多地区选择同一时间举行会议。

　　会议宗旨和会议目标的确定：

　　1.会议宗旨是企业联合各级厂家，邀请区域内礼品业新老同仁，创造一个会议交流平台，来共同体验企业的服务精神和年度政策，共同体验各级厂家或品牌的新产品和新营销计划，迸而为适销对路提供订单机会。2要着重规划三个角度政策：订样政策、订货政策和预存货款政策。3确定要召开本次会议的核心任务目标，比如说上年度重点合作伙伴表彰，新服务政策发布、新产品推荐，筛选公司重点新客户资源、疏通情感、建立新老渠道伙伴关系、直接促进样品下放、刺激销售任务的增长等等。具体要求为，必须有最直接的销售目标，并能用数据表明日标的阶段性和可实现性。

　　会议工作组的建立：

　　1以总经理为统筹中心，提前调配各级厂家和公司内部人员和资源，确定并建立临时工作小组。2确立会议基本人员分工（总指挥、邀约、后勤、人力调度等主要工作职能）。3会议执行总指挥负责制度，完全按照指定会议推进排期进度，严格按照计划推进、汇报、调整工作情况（会议总指挥直接向总经理报告工作进度，请全体员工监督工作进程和完成质量）。

　　会议地点和会场的选择：

　　一、会议地点的选择

　　1会议地点一定要选择在交通便利，有足够停车泊位的地方。2会议地点尽量选择在省会一级的中心城市，如果处于地级城市，尽量选择市中心地带。3会议地点的选择一定要结合本次会议要实现的目标，提前与各级厂家进行有效沟通。

　　二、会场的选择

　　1会议场所外观要气势宏伟，行进中容易发现，会场钋部要有足够的广告位置可以利用，并且符合国家工商局审批范围。2会场选择中，会场区域、餐厅区域以及住宿区域之间的距离和路线要适当。3会场内部的棚高和灯光要足够，有明显的主要背景版喷绘位置，有可以适合产品陈列的区域和适合产品、奖品、物资储存的区域。4音响、麦克、投影、各种线路要符合高规格会议标准要求，要有备用设备储备。5会场外部尽量有适当的茶歇区域，会场距离卫生间的距离和路线要适当。6确保会场外部有足够的电梯或者交通路径到达不同的区域。7测量各种广告位置的尺寸，设定各种指示标志的展架和POP等的设计和安排，记录并及时安排进行设计、制作。8主会场完成后，要对餐厅进行设计，保证与会场内的主题氛围一致，保持餐厅环境的相对闭合，有利于宴会过程中氛围的把握。

　　会议的邀约工作：

　　一、根据本次会议目标和当地情况进行客户分类

　　1当地大型的，威望比较高的礼品公司作为贵宾邀请（各个厂家在当地的代理商、地方行业会长单位、全同礼品行业商会会长单位等）。2核心经销商层伙伴（已经或者即将成为经销商的伙伴）。3核心单帮业务骨干（按照不同籍贯、不同团队进行分类邀请）。4普通

　　礼品公司的广泛邀约工作。5还没有紧密合作的重点公关客户邀约工作。6新开发客户的邀约工作。7广告公司、策划公司、大型直单客户的邀约落实工作必须足够的重视。

　　二、邀约的进度和控制

　　1确定邀请函，明确会议主题和会议卖点。2确定邀约主要责任负责人，成立邀约小组。

　　会议的物资筹备工作：

　　1.确定笔、本、文件资料、手提袋的数量、采购和分装。2确定各类产品物资、资料物资提前10天调集到位，并指定专人检查，如有遗漏及时补发。3确定课程中所需要的各种物资，比如说杯子、矿泉水、白板、白板纸、白板笔等现场物资，并且提前2天核实采买到位。4确保各项物资从库房准时到达会场，最后审核一定是在会场内统一检查，及时补充。

　　产品陈列和流程彩排：

　　1产品陈列必须是产品主讲人和流程控制人亲自参与陈列。2产品陈列必须和物资供应连接，必须和产品展示走位模特的需求连接。3正式会议开始之前必须进行产品讲解彩排，确保主讲人，展示人员，供应人员的配合严谨起来，必须强调产品展示技巧的应用（注重体验营销和括体实验）。4调动全体工作人员情绪，以饱满的激情迎接会议的开始。

　　第二步：会中会议阶段

　　1按照规定的岗位职责站好自己的工作岗位。2做好现场音乐、灯光的配合工作，准备充分的电池，确保麦克供电及时。3检查照相、集体照相以及摄像的安排工作。4做好及时补位的工作准备，尤其是产品讲解环节，及时补位，并维护场内秩序，主动示意客户保持安静的会议氛围。5做好离场的跟进工作，主动挽留客户，并拒绝客户的部分不合理要求。6下一个会议环节之前，工作人员提前到位，进行引导或者进行相应的调整准备工作。7工作人员随时核实现场学员的人数，根据人数情况对餐饮和集体照相等环节做好相应的调节和准备。8总指挥要不断编辑短信，提醒各个工作组提前进入下一个工作环节的准备，提醒大家保持激情和工作状态，站好岗位。9宴会期间，工作人员要分散在客户的队伍当中，积极活跃气氛，避免工作人员扎堆。10如果条件允许，当晚组织召开会盾的核心合作伙伴交流会议。

　　第三步：会后会议阶段

　　一、现场总结阶段

　　1宴会之后，会议并没有结束，在整理物资之后，全体工作人员必须集中进行当天会议的工作总结。2会后会工作总结每个工作人员必须发言，发言的角度是以发现问题、总结经验、提出改进方法为主，任何员工都要分析与销售促进的数据证据。3核实会议的准确参与人员结构和有效客户情况，现场制定会后跟踪服务思路和方向。4综合评价会议水平，进行会议费效比的分析；对下一次会议更好召开，提出改善观点或方法。

　　二、会后长期工作跟进阶段

　　1执行样品就是销售的策略，充分的占领礼品公司的展厅，建立快速的客户反应体系和机制。2分析客户层次，制定客户拜访工作计划，对于邀约没有到来或者中途离开的客户要由专人负责跟踪，并将相应资料赠送。3制定适合本区域的客户中期、长期拜访维护计划，制定有效的产品换货系统，制定有效的定单信息把握系统。4适当时机，再次召开核心伙伴座谈交流会议。5按照建立客户档案资源，确定新客户开发方向，确定新客户开发目标和实施计划。